Lai stiprinātu pašvaldību kapacitāti un veicinātu efektīvāku pārvaldību, Vidzemes plānošanas reģions (VPR) šoruden īstenojis klātienes mācību konsultāciju ciklu, apmācību “Procesu optimizēšanas pieeja LEAN uzņēmējdarbības atbalsta īstenošanai Vidzemes plānošanas reģiona pašvaldībās un reģionā” ietvaros.
Klātienes mācību konsultāciju laikā, izmantojot LEAN pieeju un risinot tās apguves ietvaros identificētās problēmas, tika analizēti un pilnveidoti plānošanas reģiona pašvaldību iekšējie procesi, tādējādi samazinot administratīvo slodzi, veicinot sadarbību starp darbiniekiem un vadību, kā arī uzlabojot uzņēmējdarbības atbalsta pasākumu īstenošanu.
LEAN pieeja ļauj pašvaldībām efektīvāk saskatīt patieso problēmu un tās cēloni, samazināt resursu zudumus, kā arī fokusēties uz vērtību, ko tās rada sabiedrībai. LEAN mācību konsultācijas izmantoja 9 no 10 Vidzemes plānošanas reģiona pašvaldībām, kā arī VPR – kopumā iesaistoties 77 pārstāvjiem. No 14. augusta līdz 31. oktobrim LEAN speciālisti īstenoja 28 mācību konsultācijas, apmeklējot katru organizāciju klātienē 1 līdz 4 reizes, kopumā nodrošinot konsultācijas 56 stundu apjomā.
Konsultāciju laikā, sadarbojoties ar LEAN pieejas speciālistiem, katra pašvaldība strādāja ar sev aktuāliem jautājumiem, kas skar uzņēmējdarbības jomu – dokumentu aprites plūsma, teritorijas tīrības un kārtības uzturēšana, personālvadības jautājumi, uzņēmējdarbības atbalsta pasākumu pilnveidošana, procesu sakārtošana novērtējuma rādītāju iegūšanai u.c, lai īstenotu mērķtiecīgas un uz rezultātu vērstas izmaiņas.
“Piedaloties LEAN mācībās ieguvām daudz praktisku zināšanu un iemaņu, kas palīdz efektīvāk organizēt darbu pašvaldības iestādē. Īpaši vērtīgi bija apgūt principus, kas palīdz identificēt procesus, kuros rodas lieki resursu patēriņi un meklēt risinājumus, lai tos novērstu. Mācību laikā iegūtās zināšanas noder gan plānojot projektus, gan risinot uzņēmējdarbības vides jautājumus pašvaldībā,” savās atsauksmēs par konsultāciju ieguvumiem dalījās Gulbenes novada pašvaldības Attīstības un iepirkumu nodaļas projektu vadītāja Zane Ozola-Ozoliņa un Kancelejas nodaļas vadītāja Līga Nogobode.
Kā norādīja vairāku pašvaldību speciālisti, tad tieši praktiskie ieguvumi un procesu pārskatāmība palīdzējusi ieraudzīt, kur rodas resursu zudumi. Lielu vērtību, pēc konsultāciju dalībnieku domām, devusi procesu vizualizācija, kas ļāvusi ieraudzīt kopainu un sadalīt atbildību, jo visbiežāk identificētās problēmas konsultāciju laikā bija saistītas ar procesu efektivitāti un standartizāciju – daudzviet dokumentu aprites un lēmumu pieņemšanas kārtība izrādījās laikietilpīga un nevienmērīga, kas kavē darba plūsmu un rada pārpratumus starp iesaistītajām pusēm.
To konsultāciju laikā apstiprināja arī Valmieras novada pieredze, kur LEAN mācības devušas iespēju padziļināti izvērtēt administratīvos procesus un noteikt galvenos efektivitātes šķēršļus:
“LEAN mācības Valmieras novada pašvaldības darbiniekiem deva iespēju vairāk izpētīt dokumentu aprites procesu, lai saprastu, kur rodas zudumi, iespējams pārcenšanās, un kādi ir cēloņi tam, kāpēc dažreiz dokumentu aprite nenotiek pietiekami ātri. Pēc iespējas ātrāka atbildes sniegšana vai arī raita līguma saskaņošana ir būtiska ne tikai sadarbībā ar citām iestādēm vai iedzīvotājiem, bet arī novada uzņēmējiem,” atzīst Inita Niedzviedze, Valmieras novada pašvaldības Kapitāla pārvaldības un uzņēmējdarbības atbalsta nodaļas Vecākā uzņēmējdarbības atbalsta speciāliste.
Lai to risinātu, pašvaldībām ieteikts procesus kartēt vizuāli, definēt vienotus kvalitātes standartus, samazināt liekos soļus un deleģēt pilnvaras darbiniekiem ar atbilstošām zināšanām. Tāpat, vairākās pašvaldībās uzsvērta vajadzība pilnveidot personāla kapacitāti, uzlabot dokumentu kvalitāti un jauno darbinieku apmācības sistēmu, ieviešot mentoringu un mācīšanās kultūru.
Nozīmīga tēma pašvaldībās bija arī uzņēmējdarbības atbalsts un sadarbība ar uzņēmējiem – meklējot veidus, kā veicināt uzņēmēju iesaisti un uzlabot vietējos atbalsta mehānismus. Tika aktualizēta arī projektu vadības tēma ar mērķi saīsināt lēmumu pieņemšanas ciklus, savukārt Vidzemes plānošanas reģions risināja izaicinājumu par to, kā visefektīvākajā veidā sasaistīt īstenoto projektu rezultātus ar Attīstības programmas uzraudzības rādītājiem:
“LEAN metodes izmantošana palīdz identificēt vājākos posmus procesu plūsmā un ieviest risinājumus, kas mazina laika un resursu zudumus. Lai šie uzlabojumi būtu noturīgi, būtiski ir vienoties par kopīgu problēmas definīciju, skaidri noteikt sasniedzamos mērķus un rādītājus, kā arī nodrošināt vadības iesaisti un atbalstu pārmaiņu procesā,” savās pārdomās dalījās Laura Kindzule, Vidzemes plānošanas reģiona Reģionālās plānošanas speciāliste un projektu eksperte.
Pozitīvas pārmaiņas iezīmējušās arī kultūras maiņā pašvaldību darbā – pāreja no individuālas pieejas uz komandas domāšanu, datos balstītiem lēmumiem un aktīvāku vadības iesaisti pārmaiņu procesos. Pašvaldību pārstāvji atzīst, ka konsultācijas devušas iespēju uz procesiem paraudzīties no malas, ieraudzīt uzlabojumu iespējas un vienlaikus stiprināt sadarbību starp kolēģiem un vadību.
LEAN pieeja rosinājusi domāt ne tikai par efektivitāti, bet arī par cilvēkiem – kā sadarboties, lai kopā sasniegtu labākus rezultātus. Kā uzsver Vidzemes plānošanas reģiona Teritorijas plānošanas nodaļas vadītāja Ieva Kalniņa:
“Tas ir domāšanas un pārmaiņu process – kā mēs varam izdarīt labāk. Ļoti svarīgi ir skaidri noformulēt mērķi un saprast, ko un kāpēc darām, jo šī pieeja balstās komandas darbā. Liela nozīme ir arī vadības atbalstam un tam, kā LEAN principi tiek pielietoti praksē. Uzraudzības process ir viens no rīkiem, kur, izmantojot LEAN pieeju, iespējams veikt būtiskus uzlabojumus, meklējot konkrētus risinājumus.”
Kopumā LEAN pieejas apgūšana pašvaldībām ir devusi ne tikai teorētisku izpratni par efektivitātes principiem, bet arī praktiskus uzlabojumus ikdienas darbā – sistemātiski tiek analizēti un vizualizēti darba procesi, definēti kvalitātes standarti un mērīti rezultāti. Tāpat tiek veicināta sadarbība starp darbiniekiem, vadību un uzņēmējiem, pielietoti LEAN principi efektivitātes celšanai, kā arī veikti konkrēti uzlabojumi dokumentu apritē, uzņēmējdarbības atbalstā un komunikācijā ar sabiedrību.
To apliecina arī Cēsu novada Uzņēmējdarbības un tūrisma pārvaldes vadītāja Dace Eihenbauma, uzsverot:
“Bija liels prieks piedalīties LEAN apmācībās pašvaldību speciālistiem un izmantot iespēju saņemt individuālās konsultācijas. Ļoti vērtīgi un interesanti pavadīts laiks – esam ieguvuši gan teorētiskās zināšanas, gan praktiskas iemaņas un reālus procesu uzlabojumus, ko varēsim izmantot praksē.”
Klātienes mācību konsultācijas nodrošināja uzņēmums “Trainify” tās zinošo pasniedzēju – Jāņa Leilanda un Līgas Romanovskas vadībā.
Par projektu
Apmācības tiek organizētas Eiropas Atveseļošanas fonda projekta 3.1.1.2.i.0/1/22/I/VARAM/001 “Pašvaldību kapacitātes stiprināšana to darbības efektivitātes un kvalitātes uzlabošanai” ietvaros.
Projekta finansējuma saņēmējs un vadošais partneris ir Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrija.
Projekta mērķis ir celt pašvaldību kapacitāti to darbības efektivitātes un kvalitātes uzlabošanai administratīvi teritoriālās reformas kontekstā, lai pašvaldības spētu nodrošināt tām likumos noteikto autonomo funkciju izpildi salīdzināmā kvalitātē un pieejamībā, kā arī spētu sniegt iedzīvotājiem kvalitatīvus pakalpojumus par samērīgām izmaksām atbilstoši aktuālajām demogrāfiskajām tendencēm.
